Основные принципы написания делового письма

Главная » Статьи » Советы предпринимателю » Основные принципы написания делового письма
Рубрика: Советы предпринимателю | Автор: | 18.10.2014, 09:49
. .

Основные принципы написания делового письма

Множество людей, работающих с документацией, обязано заниматься составление официальных писем. Следовательно, присутствуют некоторые правила и взыскания, которые необходимо выполнить, для того, чтоб предоставить действительно качественное уместное послание.

Данная статься будет направлена на рассмотрение основных моментов, которых следует придерживаться в ходе составления деловых посланий.

Объем послания

Надо стараться, чтоб письмо не было очень длинным, конечно же, надо сохранить основной смысл. Наиболее оптимальный размер – это одна или полторы страницы. Одновременно, если письмо, написано на листе А5, то данное оформление воспримется как неуважение или скупость.

Тематика послания

В одном деловом послании должен освещаться только один вопрос. В случае, если требуется разрешить больше вопросов, то необходимо составить и несколько писем. Это значительно облегчит для получателя регистрационную работу, контроль, а также сделает составление ответа быстрым.

Стиль написания послания

1.В ходе написания послания применяют специальный деловой стиль. Он обладает некоторыми особенностями – предполагает употребление таких фраз, которые содержат подлежащее третьего лица единственного числа. Например, «компания просит», «банковское учреждение не возражает» — это придаст посланию оттенок нейтральности.

2. Использование терминов в послании практически неизбежно, единственное, в чем необходимо быть уверенным, что для адресата понятен смысл их; если вы не уверены, то лучше всего обеспечить соответствующей расшифровкой.

3. Применение различных сокращений существенно уменьшит объем документации, но надо помнить, что данное сокращение вполне может оказаться непонятным для адресата. По этой причине, когда употребляется впервые, то сразу следует обеспечить расшифровку.

Размеры написанных предложений

Нужно составлять большие предложения в послании, так как одно длинное смысловое предложение будет намного лучше, чем несколько простых. То есть, необходимо вместо окончательных точек, поставит запятую, говорящую о продолжении предложения. Одновременно, сразу же исключайте из послания слова, не имеющие важной смысловой нагрузки.

Построение послания

Построение послания возможно простое и сложное. Простое построение включает одну или две части. Речь идет о посланиях в виде сообщений, сопроводительных посланий, пригласительных или напоминаний о чем-либо. Когда послание написано в двух частях, то там должно присутствовать обоснование и также, заключение. При надобности, их можно поменять местами.

Сложное построение письма включает несколько частей:

— вступление, где извещается повод, по которому обращаются;

— главную часть, в которой раскрыто содержание и предоставлен анализ ситуации;

— заключение представляет собой итог по рассмотрению темы, краткий вывод, определенное мнение;

— может присутствовать опровержение, к примеру, «если не выполнено…то компания не несет ответственности».

Особенности внешнего оформления текста

Избегайте, так называемого, текста сплошного или «слепого». То есть, каждая следующая мысль должна начинаться с новой строки. Чтоб разделить текст уместно применять «точки» и «галочки». Используйте также и подчеркивание, изменяйте шрифт. Только не следует забывать, что совершенно недопустимо употреблять в одном послании больше, чем три разновидности шрифта. В противном случае, текст «рассыплется» и будет обладать весьма небрежным видом.

Комментарии

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.